Jaarlijks moeten mbo-instellingen zich in het Geïntegreerd Jaardocument verantwoorden op een aantal indicatoren, zoals solvabiliteit, jaar- en diplomaresultaat. Daarnaast zijn mbo-instellingen (bevoegd gezag) verplicht personeelsgegevens te leveren conform het Uitvoeringsbesluit WEB (U-WEB) met categorieën als functiecategorieën, de aard van de arbeidsrelatie en salarisschalen. 
Een instelling is verantwoordelijk voor de levering van gegevens aan DUO Groningen, inclusief Burgerservicenummer. DUO Groningen zet het BSN om naar een uniek, niet tot de persoon te herleiden nummer en stuurt de personeelsgegevens door naar DUO Zoetermeer en de MBO Raad. Indien het Ministerie van OCW personeelsinformatie nodig heeft, wordt dit opgevraagd bij DUO Zoetermeer. De MBO Raad gebruikt de gegevens voor onder meer CAO-berekeningen, beleidsvraagstukken en informatieproducten.

Om een einde te maken aan de vele interpretaties die het gevolg zijn van meerdere definities die in omloop zijn en voor meerdere uitleggen vatbaar zijn, is door de MBO Raad de Informatie Encyclopedie in het leven geroepen.